Är ni på väg att upphandla ny leverantör för att bygga en webbplats eller intranät?

Ett väl utarbetat upphandlingsunderlag med en tydlig struktur underlättar för leverantörerna i arbetet med att ta fram offertsvaren och även för er att utvärdera inkomna offerter.

Leverantören ska i ansökan namnge offererade personer. Ta referenser och CV på teamet inkl projektledaren som ska bygga webbplatsen/intranätet, även om ni bara har hört gott om företaget (leverantören).

Har ni en teknisk komplicerad webbplats eller intranät – välj en leverantör som har kunskap för det och är tekniskt ”tunga” i stället för att fastna för en leverantör som gör en snygg design.

En snygg design är viktig men glöm inte att se till att leverantören även kan bygga ett användarvänligt redaktörsgränssnitt. Har ni många redaktörer kan ett krångligt gränssnitt bli tungrott i förvaltning.

Om ni funderar på att byta CMS är det bättre att göra valet innan upphandlingen. Ni kommer att få tillräckligt många frågor från leverantörerna på upphandlingsunderlaget, att utvärdera ett CMS är bättre att göra som en egen insats där ni ser över vilka behov ni har och vilket publiceringssystem som bäst löser behoven.

Kom överens innan om vad som är viktigast för er innan ni ska utvärdera offertsvaren (utvärderingskriterier), t ex om den nya leverantören ska kunna er bransch, ha väldokumenterade processer, vara proaktiv för att ni ska ligga i framkant, ha kunskaper om användbarhet, ha x-antal certifierade utvecklare, kunna ett speciellt system som ni använder, finnas nära geografiskt m m.

Om er nuvarande leverantör har implementerat en egen utvecklad tredjepartslösning på er webbplats se till att den är väl dokumenterad och att ni har nyttjande rätt till kodbiblioteket dvs att ni får använda kodbiblioteket om ni byter leverantör. Annars kan det bli dyrt om ni upphandlar en ny leverantör som då måste bygga om samma funktion för att koden saknas.

En bonus med att upphandla en ny leverantör är att ni då kan omformulera ”krav” på hur ni vill att det framtida samarbetet ska fungera kring frågor som support, avstämningar, rutiner m m.

Hur noga ni än berättar om era behov så kommer ni att få följdfrågor på underlaget. Skapa en lösenordskyddad FAQ-sida på er webbplats för leverantörerna. Då kan ni svara på frågor och alla leverantörerna får ta del av svaren.

På offertpresentationen se till att leverantören även tar med de som ska jobba i projektet, åtminstone projektledaren och Tech-lead. Personkemi och ”förtroende” kan inte nog betonas.