I Södertälje kommun delar man generöst med sig av sina erfarenheter från den digitala evolution, ja nästan revolution, som de befinner sig i. Häng med till en kommun där digitaliseringen går snabbt!

I Södertälje kommun pågår det ett ambitiöst digitalt lyft. Eller vad sägs om uppkopplade soptunnor som berättar när de behöver tömmas, chatboten Kim som besvarar kommuninvånarnas frågor på hemsidan dygnet runt och en öppen data-portal som bland annat används av Hemnet.se för att kunna visa var skolor och förskolor ligger i förhållande till den bostad man är spekulant på.

Kommunen har valt att inte skapa en egen utvecklingsorganisation utan har istället satsat på att ha en god kravställningskompetens. Samtidigt jobbar man nära tillsammans med nischleverantörer och de verksamheter vars processer skall automatiseras.

– I Södertälje försöker vi ta ett samlat digitalt grepp, jobba systematiskt och frångå stuprörsmodellen. Det vi tar fram ska vara skalbart, utvecklingsbart och förvaltningsbart så att vi kan öka mervärdet och kan ta tillvara de synergieffekter som finns, säger Tony McCarrick, digitaliseringsstrateg  och Per Spånt, verksamhetsutvecklare på Södertälje kommun, och fortsätter:

– Skalbart innebär att lösningen måste kunna öka i volym och över flera verksamhetsområden. Utvecklingsbara betyder att alla processer måste kunna förändras efter nya behov. Förvaltningsbara står för att lösningen måste kunna leva vidare i organisationen och hanteras på ett effektivt sätt i det dagliga arbetet. Det är med fokus på detta som vi får upp förändringshastigheten och därmed ökar mer värde för medborgarna.

En digital medarbetare

Extra intressant är kanske mjukvaruroboten Ragnhild som är baserad på tekniken RPA, Robotic Process Automation. Ragnhild är en slags digital medarbetare som ska öka kvaliteten i leveranserna och frigöra tid för kommunens medarbetare. Monotona och repetitiva arbetsuppgifter är Ragnhilds specialitet, till exempel att avsluta en tidigare timanställd, frånvarorapportering, att ta fram underlag för arbetsgivarintyg och boka tid för färdtjänstutredningar. Något som har fungerat över förväntan och uppskattas av medarbetarna som kan lägga sin tid på annat.

Avslutningsvis, vilka fällor är det lätt att gå i när det kommer till digitalisering?

– Det finns en del att se upp med absolut. Som att slänga ut teknik utan att förankra mognad, arbetssätt och användning i verksamheten, hos ledning eller hos medborgare i vårt fall. Eller att fastna i diskussioner kring förvaltning, ägarskap, organisation och struktur istället för att fokusera på leverans. En annan fälla kan vara att man bygger en struktur , men inte når slutleverans.

Tony McCarricks och Per Spånts 6 tips om hur du lyckas med ett digitalseringsprojekt

Tony Mc Carrick, digitaliseringsstrateg

Per Spånt, verksamhetsutvecklare