Att läsa mellan raderna hör inte hemma i ett kravunderlag.

Jag får ofta frågan, hur omfattande behöver ett kravunderlag vara i samband med upphandling av en ny webbplats? En vanlig uppfattning är att det räcker med en sida som sammanfattar behoven.

Jag har märkt att många har väldigt bristfälliga kravunderlag i sina upphandlingar. Det är vanligt att kravspecifikationen bara består av en eller två sidor med sammanfattning av behoven. Det är lätt att tro att mycket är självklart för en leverantör och att vissa saker ingår, till exempel att man ska få en intern sökmotor – man tänker också inifrån och ut, det vill säga saker som man uppfattar som självklarheter missar man att skriva ut.

Vad behöver du mer tänka på för att få till en riktigt bra kravspecifikation?

Här är exempel på punkter att ha med i kravspecifikationen:

Tänk på att det är bättre att fokusera på problemformulering och utmaningen – eller vad ni vill kunna uppnå – och mindre på hur:et det vill säga vad man ska göra för att nå dem. Det är leverantören som ska stå för lösningen, de är experter på det och är uppdaterade inom det senaste.

Varför är kravspecifikationen nödvändig i en upphandling?

Det finns fyra primära anledningar till att lägga tid på en kravspecifikation:

Numera drivs alla projekt agilt. Ju större avsteg eller förändringar ni gör utifrån kravspecifikationen sedan i projektet, desto mer kommer det att påverka slutpriset. Om ni kommunicerar till leverantören att priset är viktigast i upphandlingen behöver ni tänka till när ni prioriterar vilka behov som ska byggas.