Tips att tänka på för dig som ska byta ut ett system

Att köpa in och byta ett system, till exempel ett system för Marketing Automation, sker inte ofta och för att bytet ska gå smidigt behöver du förbereda dig och din organisation inför förändringen. 

Allt för vanligt är att man köper in ett system som påverkar hela organisationen och sedan står man där inför både systembyte och förändring av arbetssätt utan en plan på hur.

Följer du nedan tågordning vid byte av system blir det mer tids- och kostnadseffektivt:

  • 1. Mognad

    En viktig fråga att ställa sig inför val av nytt system är om mognaden är tillräckligt hög internt för att använda det nya systemet? Är det nya systemet mer komplext med förändrat gränssnitt och nya funktioner samt kanske kräver nya processer?

    För att ett nytt system ska få fullt genomslag i er organisation krävs stort engagemang och tydlig förändringsledning som skapar förståelse och engagerar alla berörda i införandet.

  • 2. Analys

    Om systemet ska ersätta ett befintligt system behöver ni göra en analys med konsekvenser för att ersätta innan ni köper in ert system. Är det ens görbart eller tekniskt möjligt?

    Frågor att ställa är:

    • Vilka system ska kunna prata med varandra?
    • Vilka delar kan vi göra internt – och vilka tjänster behöver vi köpa externt?
    • Behöver vi ha en systemkarta för att förstå och se hur vi vill att data ska flöda eller finns det redan?

    Sedan behöver man ta reda på verksamhetens och användarnas behov. Bäst är att intervjua användarna för att ta fram behoven. Då kan man ta fram krav utifrån deras behov. Det går inte att fylla allas behov, men skall-kraven ska rimma med verksamhetens behov. Alla krav som användarna har kanske inte ska ses som skall-krav.

    Ni behöver komma överens om var ni drar gränsen på vad användaren bestämmer och vad verksamheten behöver. Det gäller att se allt i ett större perspektiv och ta med vilka vinster som det finns i det stora hela för verksamheten i diskussionen.

  • 3. Handlings- och migreringsplan

    Skapa en handlingsplan med tillhörande migreringsplan där tidplan och kostnader ingår. Planen ska ta höjd för allting som ska göras, inkludera även förankringsarbetet och arbetssätt.

    Kom ihåg är att planera in kommunikation med berörda personer och chefer. För komma i mål och kunna börja arbeta behövs det lyftas över information eller bygga nytt som t ex mallar och funktioner. Processen att gå från det gamla till nya blir lika bra som den tid man lägger ned på det.

    En konkret plan med vem som gör vad innehåller:

    • När i tiden ska något göras?
    • Av vem?
    • Hur ska det göras?
    • Vad kostar det?

  • 4. Utbildning

    Säkerställ att användare får nödvändig utbildning internt. Utbildning på svenska brukar uppskattas.

  • 5. Support

    Se till att det finns support för användarna under arbetstid.

Användarna ska vara delaktiga från start, det motivera användarna att byta system. Se till att förmedla vision och ett större perspektiv och vinst på sikt med det nya systemet. Systemet kanske inte uppfyller allt just nu, men ingår i den stora planen på vart organisationen är på väg.