Att prioritera bland initiativ för digital utveckling är inte helt enkelt. I alla fall inte för organisationer som har mycket de vill komma ut med. Nya förslag inkommer hela tiden från olika håll och olika intressenter argumenterar för vikten av just sitt projekt. Här är tips på hur ni kan fatta bättre prioriteringsbeslut.

 Konkurrensen ökar och många företag och organisationer har tämligen hårda krav på sig att digitalisera. En utmaning är att det finns mängder av möjliga utvecklingsinitiativ att välja på. Ni kan göra nödvändiga systemförändringar, insatser för att möta lagkrav, förbättringar för att öka kund- eller medlemsnyttan, åtgärder för att effektivisera eller utveckla nya digitala tjänster.

 Det är inte ovanligt att besluten, kring VAD man ska lägga pengar på, fattas på känslomässiga argument istället för faktabaserade. Inte heller är det ovanligt att starka chefer får stort inflytande över vilka utvecklingsinitiativ som prioriteras.

Fem steg för att fatta bättre beslut

Om besluten blir godtyckliga är risken stor att ROI (return on investment) uteblir, eller blir onödigt låg, vilket är ett problem eftersom digital utveckling ofta kostar väldigt mycket.

Det gäller att välja rätt saker för att få ut önskad effekt – och för att kunna välja rätt behöver du en process för prioritering. Här är fem steg som i min erfarenhet behövs för att kunna fatta bättre beslut.

1 Utgå från er övergripande strategi

Med en övergripande digitaliseringsstrategi (för vilka nya digitala tjänster och projekt som verksamheten ska utveckla), samt en ”roadmap” för utvecklingen, blir det enklare att bedöma om inkommande förslag mappar mot strategin.

Tänk på att du bör ha luft i utvecklingsplanen för att kunna ta hand om uppdykande krav som behöver prioriteras in.

2 Tillsätt ett portföljråd

Ett portföljråd är en objektiv instans som hanterar inkommande förslag för utveckling från verksamheten. I portföljrådet arbetar alla mot samma mål och prioriterar utifrån helheten, utan att försvara funktionella intressen.

Portföljrådets roll är att ifrågasätta förslag och prioritera utifrån affärsnytta och kostnader. I detta arbete bör de använda en prioriteringsmodell.

I en agil organisation, är det vanligt att PO prioriterar arbetet på detaljnivå, medan ledningen prioriterar på högre nivå och säkerställer att organisationens mål och prioriteringar stöds. Det är dock viktigt att notera att samarbetet mellan ledning och PO är avgörande för att organisationen ska kunna prioritera och utföra arbete som är mest värdefullt för verksamheten.

3 Prioritera utifrån en etablerad prioriteringsmodell

 Genom att använda en etablerad prioriteringsmodell undviker portföljrådet adhoc-beslut. Prioriteringen sker istället utifrån i förväg bestämda beslutskriterier där ni frågar er om initiativet uppfyller de uppställda målen och ger de nyttor ni vill uppnå.

Det finns flera olika prioriteringsmodeller och metoder. Det är i min erfarenhet bra att dela in processen i flera steg. Gör först en affärsmässig kvalificering och därefter, OM initiativet kvalificerar sig, en bedömning av görbarheten (resursbehov, förutsättningar, komplexitet och risk).

4 Följ upp kostnader

Även om uppföljningen av kostnader kommer efter att beslut har fattats så bidrar kostnadsuppföljning till en bättre prioriteringsprocess. Genom att följa upp kostnader så blir det tydligt hur mycket utveckling kostar och ni blir medvetna om vad ni får för pengarna.

Kostnadsuppföljning ger på så sätt erfarenheter som kan användas i beslutsfattandet kring nya initiativ. Det ger också förutsättningarna för att kunna räkna fram ROI på investeringen.

5 Följ upp nyttan

Att löpande se över de prioriteringar ni gjort, och följa upp de nyttor ni fått, är en del av den löpande portföljhanteringen.

Har det ni investerat i gett den nytta som ni hade tänkt? Har ni fått den effektivitetsökning eller medlemsnytta eller kundnöjdhet ni ville ha? Användningstester är ett bra verktyg för att bedöma effekten av ett genomfört utvecklingsprojekt.

Uppföljning av nyttan ger en loop av lärande och gör att det blir enklare att komma in i ”tänket”. På så sätt är uppföljning en viktig del av prioriteringsprocessen.

Avslutningsvis

Att se över prioriteringen av utvecklingsprojekt är något som verkligen lönar sig. Utveckling kostar mycket och få organisationer har råd att spendera tid och pengar på utvecklingsinsatser som ger dålig effekt.

Ovanstående fem steg bidrar i min erfarenhet till bättre beslut och högre ROI på utvecklingsinsatser. Ett övergripande råd för hela prioriteringsprocessen är att våga ifrågasätta. Varför ska vi genomföra det här förslaget? Överensstämmer initiativet med vår övergripande strategi? Ger det bästa ROI?