Projektbeskrivning

Uppdragsgivare

Bjurfors

Referensperson

Marknadschefen Camilla Revå Axby

Kompetens

Upphandling

Mäklarföretaget Bjurfors upphandlar inför att göra om webbplatsen till responsiv. Att finna rätt leverantör med rätt teknisk kompetens är en knivig uppgift.

Marknadschefen Camilla Revå Axby, som var med vid förra upphandlingen, bestämde sig att inför denna gång att anlita externa rådgivare som skulle vara med under hela upphandlingsprocessen.

Vilka lärdomar från tidigare upphandlingar, hade ni med i inför denna upphandling?

– Vi ville göra en professionell upphandling och tog hjälp av Per Hassle, som bidrog med djupare teknisk kompetens, och Camilla Hallström för att få bättre beställarkompetens. Sedan ville vi göra en bättre genomlysning av våra behov och tydligare kravställning än förra gången

– Det var skönt att få hjälp att strukturera upphandlingsunderlaget, så att det blev logiskt och fick en ordning för den som skulle offerera i upphandlingen. Med deras hjälp fick vi med alla detaljer. De vet hur man brukar göra, att upphandla gör man inte så ofta.

Vad är viktigt att tänka på vid en upphandling?

– I vårt fall var det att säkerställa att vi får rätt teknisk kompetensnivå hos den nya leverantören. Och då gäller det att göra förarbetet och bena ut vad vi behöver – och ta reda på vilken nivå vi behöver ligga på.

Hur tänkte ni vid framtagningen av kravspecifikation? Finns det något som är branschspecifikt?

– Vi försökte vara så tydliga som möjligt så att de som lämnade offert skulle förstå våra behov och kunde ge ett pris så att vi kunde se var vi hamnar rent ekonomiskt. Specen är baserad på nuvarande sajt med uppjackning av vissa delar.

– Vad som är specifikt för vår bransch är att sajten är intimt ihopkopplad med vårt säljstödsystem. Bilder och information som exponeras på sajten utgörs till 80 procent av information som kommer från säljstödsystemet, sedan överförs även data från sajten till säljstödsystemet.

– Viktigt krav är att sajten har bilder med toppkvalitet, som ska vara snabba att ladda.

Vilken nytta har ni haft av att ha externa rådgivare?

– För det första hjälpte de oss att bena ut våra behov och göra en genomgång av nuvarande sajt, med styrkor och svaghet. Och att ta fram behov av framtida sajt.

– De två i kombination har passat oss väldigt bra. Per med sin tekniskt djupa diskussion och Camilla, som kan EPiServer, har stor rutin på att göra upphandlingar. De har varit med om olika problem och har erfarenhet från olika branscher och kommer med insikter om att ni kan göra si eller så.

– Sedan läste de alla offerter för att ge oss råd att bedöma de som är med i upphandlingen så att de har den kompetens vi behöver. De hanterade även frågor från de som lämnat offerter. Per satt med i möten tillsammans med de pitschande företagen och gjorde sedan en rådgivning kring det slutgiltiga valet.